elearnio <> Personio
Über die Integration
Die elearnio-Personio-Integration ermöglicht die automatisierte Anlage und kontinuierliche Aktualisierung von Nutzerkonten in elearnio – ohne manuellen Aufwand. Der initiale Nutzerimport ist schnell eingerichtet und die Aktualität der Profildaten dauerhaft sichergestellt. Die Synchronisierung lässt sich sowohl manuell auslösen als auch vollständig automatisiert in einem definierten Zeitintervall ausführen.
Neben der Übertragung von Standardattributen können auch benutzerdefinierte Attribute aus Personio nach elearnio übermittelt und auf das jeweilige Nutzerprofil gemappt werden. Optional werden in elearnio ausgestellte Teilnehmerzertifikate unmittelbar nach Erstellung automatisch in die Personio-Personalakte (Dokumente) zurückgespielt.
Funktionsweise
Die zu synchronisierenden Mitarbeitenden werden über ein benutzerdefiniertes "elearnio Sync" Attribut in Personio für den Sync ausgewählt. Die Plattform legt dann das Nutzerkonto in elearnio an und synchronisiert die ausgewählten Stammdaten (siehe Datensynchronisation).
Über die Option 'Einladungen automatisch versenden' entscheidet ihr, ob neue Nutzer:innen automatisch eine Einladung erhalten. Alternativ könnt ihr Einladungen später manuell auf der Nutzer-Seite versenden.
Basierend auf dem Status in Personio, wird der Nutzerstatus in elearnio gesetzt:
Die Synchronisierung kann automatisch in einem von euch definierten Intervall laufen oder manuell in elearnio auf der Integrationen-Seite gestartet werden:
Datensynchronisation
Folgende Stammdatenattribute aus Personio werden in das elearnio Nutzerkonto übertragen:
Personio-Attribut |
Abteilung |
Anstelldatum (optional) |
E-Mail |
Geburtstag (optional) |
Geschlecht (optional) |
Gesellschaft (optional) |
Nachname |
Position |
Standort |
Status |
Team |
Vorgesetzter (optional) |
| Vorname |
Hinweise:
- Diese Attribute (sofern nicht optional) müssen bei Einrichten der Integration in Personio freigegeben werden (siehe Einrichten der Integration).
- Beim erneuten Synchronisieren der ausgewählten Stammdaten werden manuell in elearnio getätigte Änderungen überschrieben.
- Alle Mitarbeitenden werden mit der initialen Synchronisierung in der Rolle “Nutzer:in” in elearnio angelegt. Änderungen in den Rollenzuweisungen müssen nachfolgend in elearnio manuell getätigt werden. Die elearnio-Rolle wird bei einem erneuten Synchronisieren nicht überschrieben.
- E-Mail Adressen von Nutzer:innen, die in Personio geändert werden, werden nach elearnio gesynct und geändert. Der "Unique Identifier" eines Nutzers ist immer die Personio ID.
Gruppenzuweisungen (optional)
Mitarbeitende können mit der Personio Synchronisierung direkt in elearnio Gruppen zugewiesen werden. Du kannst wählen, ob die “Abteilung”, das “Team” und/oder die "Position" in Personio dazu verwendet werden sollen. Voraussetzung ist, dass der Gruppenname in elearnio exakt dem Wert in Personio entspricht (z. B. Abteilung „Marketing“ → elearnio Gruppe „Marketing“).
Hinweise:
- Mitarbeitende werden im Rahmen der Synchronisierung nur zu Gruppen hinzugefügt, nicht aus Gruppen entfernt.
- Wenn Mitarbeitende in eine Gruppe hinzugefügt werden, werden keine Kurseinladungen per E-Mail versendet.
Einrichten der Integration
Schritt 1: Personio-Attribut "elearnio Sync" anlegen
Um die Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen zu definieren, die nach elearnio synchronisiert werden sollen, muss ein Attribut in der Personalakte in Personio angelegt werden.
- Erstelle ein Attribut “elearnio Sync” (Personio Attribut)
- Auswahlliste mit den Werten “ja” / “nein”
- Weise jedem Mitarbeitenden, der nach elearnio synchronisiert werden soll, den Wert “ja” zu (Personio Masseneditieren)
Hinweis: Bitte achte beim Anlegen des Attributs und den Werten der Auswahlliste auf die korrekte Schreibweise, damit die Synchronisierung funktioniert.
Schritt 2: Personio API-Zugriffsdaten erstellen
- Stelle sicher, dass du Personio Admin-Rechte besitzt
- Gehe als Admin in Personio zu 'Einstellungen' > 'API-Zugriffsdaten'
- Klicke auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'
- Wähle in der Sidebar im Feld 'Name' einen passenden Namen für die Zugriffsdaten (z.B. 'API-Integration elearnio') und wähle die Integration aus dem 'Integration' Drop-Down Menü aus.
- Stelle sicher, dass unter 'Personenbezogene Daten' bei 'Mitarbeiter' ein Haken in der Spalte 'Lesen' gesetzt ist.
- Stelle sicher, dass im Drop-Down Menü 'Lesbare Mitarbeiterattribute' folgende Attribute freigegeben sind:
- Abteilung
- Anstelldatum (optional)
- elearnio Sync
- Geburtstag (optional)
- Geschlecht (optional)
- Gesellschaft (optional)
- Nachname
- Position
- Standort
- Status
- Team
- Vorgesetzter (optional)
- Vorname
- Klicke nun auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'
- Client ID und Secret zwischenspeichern, denn diese werden für die Einrichtung der Integration in elearnio benötigt.
Schritt 3: Integration in elearnio anlegen und synchronisieren
- Stelle sicher, dass du elearnio Admin-Rechte besitzt
- Gehe als Admin in elearnio zu 'Einstellungen' > ‘Integrationen’
- Klicke auf + Neu
- Wähle im Feld Name einen passenden Namen für die Integration (z.B. "Personio Integration")
- Wähle im Dropdown Art ‘Personio’ aus
- Gib in den Feldern Client ID und Client Secret die entsprechenden Werte von Personio ein
- Optional: Wähle mit der Option ‘Einladungen automatisch versenden’, ob automatisiert Einladungsmails zu elearnio an die Mitarbeitenden versendet werden sollen
- Optional: Wähle mit der Option ‘Attribut für Gruppenzuweisung’ aus, ob die Mitarbeitenden Gruppen zugewiesen werden sollen. Die Möglichkeiten sind:
- “-” keine Zuweisung
- “Abteilung” Zuweisung basiert auf der Personio Abteilung
- “Team” Zuweisung basiert auf dem Personio Team
- “Position” Zuweisung basiert auf der Personio Position
- Wähle “Speichern & Synchronisieren”, um die Synchronisation zu starten
- Nach Abschluss der Synchronisation wird eine E-Mail mit einer Zusammenfassung an dich versendet (sofern der E-Mailversand in eurer Academy zu diesem Zeitpunkt nicht deaktiviert ist)
Zertifikate nach Personio übertragen (optional)
Um Zertifikate automatisch nach Personio zu übertragen, muss die Berechtigung zum Lesen und Bearbeiten für Dokumente für die verbundene elearnio Integration gegeben werden (siehe Screenshot). Die Zertifikate werden in den Dokumenten der Nutzer:innen standardmäßig in der Kategorie "Performance" abgelegt.
Anschließend muss der Schalter in der elearnio Integration aktiviert werden (siehe Screenshot):
Durch Speichern der Integration, werden alle bisher erstellten Zertifikate an Personio übertragen. Zusätzlich werden neu erstellte Zertifikate direkt nach Erstellung übertragen.
Benutzerdefinierte Attribute von Personio nach elearnio (optional)
Um benutzerdefinierte Attribute von Personio nach elearnio zu übertragen, müssen diese in der Liste der "Lesbaren Mitarbeitendenattribute" ausgewählt werden (siehe Screenshot):
Anschließend muss in elearnio der Schalter für benutzerdefinierte Attribute aktiviert werden und die Attribute können zugewiesen werden (siehe Screenshot). Um die Änderungen zu synchronisieren, muss wie gewohnt der Sync ausgelöst werden.
ℹ️ Wenn die Profilsprache übermittelt werden soll, müssen in Personio folgende Werte verwendet werden (ansonsten wird standardmäßig die elearnio Systemsprache genutzt): de / en / es / fr / it / nl / pl / cz / ro.
ℹ️ Wenn in elearnio das Attribut "Benutzername“ als Ziel ausgewählt wird, sollte das dazugehörige Personio-Attribut eindeutig (unique) sein, um Konflikte durch doppelte Nutzernamen zu vermeiden. Dafür kann beim Erstellen des Attributs in Personio einfach der Haken bei „Eindeutige ID“ gesetzt werden.
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