elearnio <> Personio
Über die Integration
Die elearnio - Personio Integration ermöglicht es euch, Nutzerkonten für eure Mitarbeitenden in elearnio automatisiert anzulegen und auf dem aktuellen Stand zu halten. Der initiale Nutzerimport in elearnio ist somit sehr schnell aufgesetzt und die kontinuierliche Aktualität der Profildaten sichergestellt.
Funktionsweise
Die zu synchronisierenden Mitarbeitenden können in Personio ausgewählt werden. Die Plattform legt dann das Nutzerkonto in elearnio an und synchronisiert die gewünschten Stammdaten (siehe Datensynchronisation).
Einladungsmails zu elearnio können über die Option 'Einladungen automatisch versenden' gesteuert werden. Alternativ könnt ihr neue Nutzer*innen manuell einladen, indem ihr Einladungen auf der Nutzer-Seite erneut versendet. Basierend auf dem Status in Personio, wird der Kontostatus in elearnio gesetzt:
Die Aktualisierung der Synchronisierung findet derzeit noch nicht automatisiert statt. Sie kann manuell auf der elearnio Integrationen-Seite ausgelöst werden:
Datensynchronisation
Folgende Stammdatenattribute aus Personio werden in das elearnio Nutzerkonto übertragen:
Personio-Attribut |
Abteilung |
Anstelldatum (optional) |
E-Mail |
Geburtstag (optional) |
Geschlecht (optional) |
Gesellschaft (optional) |
Nachname |
Position |
Standort |
Status |
Team |
Vorgesetzter |
| Vorname |
Hinweise:
- Diese Attribute müssen bei Einrichten der Integration in Personio freigegeben werden (siehe Einrichten der Integration).
- Beim erneuten Synchronisieren der Stammdaten zwischen Personio und elearnio werden manuelle Änderungen in elearnio überschrieben.
- Alle Mitarbeitenden werden mit der initialen Synchronisierung in der Rolle “Nutzer” in elearnio angelegt. Änderungen in den Rollenzuweisungen müssen nachfolgend in elearnio manuell getätigt werden. Die elearnio-Rolle wird bei einem erneuten Synchronisieren nicht überschrieben.
- Änderung der E-Mail Adresse: Falls die Änderung der E-Mail Adresse eines Mitarbeitenden ansteht, so muss dies in beiden Systemen (Personio und elearnio) manuell durchgeführt werden. Erst dann kann eine erneute Synchronisierung gestartet werden.
Gruppenzuweisungen
Mitarbeitende können mit der Personio Synchronisierung direkt in elearnio Gruppen zugewiesen werden. Du kannst wählen, ob die “Abteilung”, das “Team” und/oder die "Position" in Personio dazu verwendet werden sollen. Voraussetzung ist, dass die Gruppe(n) bereits in elearnio existiert und der Name identisch zu Abteilung, Team und/oder Position ist. Sofern nach mehreren Gruppenattributen synchronisiert werden soll, muss der Sync nach Anpassung des Filters entsprechend wiederholt werden. Ein Beispiel:
Personio
- Mitarbeiter A ist in der Abteilung “Marketing”
- Mitarbeiter B ist in der Abteilung “IT”
elearnio
- Gruppe “Marketing” existiert in elearnio
- Personio Integration hat Einstellung: Attribut für Gruppenzuweisung = Abteilung
→ nach der Synchronisierung mit Personio
- Mitarbeiter A ist Teil der Gruppe “Marketing”
- Mitarbeiter B ist keiner Gruppe zugeordnet
Hinweise:
- Mitarbeitende werden im Rahmen der Synchronisierung nur zu Gruppen hinzugefügt, nicht entfernt.
- Wenn Mitarbeitende in eine Gruppe hinzugefügt werden, werden keine Kurseinladungen per E-Mail versendet.
Einrichten der Integration
Personio Attribut "elearnio Sync"
Um die Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen zu definieren, die nach elearnio synchronisiert werden sollen, muss ein Attribut in der Personalakte in Personio angelegt werden.
- Erstelle ein Attribut “elearnio Sync” - Auswahlliste mit den Werten “ja” / “nein” (Personio Attribut)
- Weise jedem Mitarbeitenden, der nach elearnio synchronisiert werden soll, den Wert “ja” zu (Personio Masseneditieren)
Personio API-Integration
- Stelle sicher, dass du Personio Admin-Rechte besitzt
- Gehe als Admin in Personio zu 'Einstellungen' > 'API-Zugriffsdaten'
- Klicke auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'
- Wähle in der Sidebar im Feld 'Name' einen passenden Namen für die Zugriffsdaten (z.B. 'API-Integration elearnio') und wähle die Integration aus dem 'Integration' Drop-Down Menü aus.
- Stelle sicher, dass unter 'Personenbezogene Daten' bei 'Mitarbeiter' ein Haken in der Spalte 'Lesen' gesetzt ist.
- Stelle sicher, dass im Drop-Down Menü 'Lesbare Mitarbeiterattribute' folgende Attribute freigegeben sind:
- Abteilung
- Anstelldatum (optional)
- elearnio Sync
- Geburtstag (optional)
- Geschlecht (optional)
- Gesellschaft (optional)
- Nachname
- Position
- Standort
- Status
- Team
- Vorgesetzter
- Vorname
- Klicke nun auf 'Neue Zugriffsdaten generieren'
- Client ID und Secret werden für die Einrichtung der Integration in elearnio benötigt.
elearnio Integration
- Stelle sicher, dass du elearnio Admin-Rechte besitzt
- Gehe als Admin in elearnio zu 'Einstellungen' > ‘Integrationen’
- Klicke auf + Neu
- Wähle im Feld Name einen passenden Namen für die Integration (z.B. "Personio Integration")
- Wähle im Dropdown Art ‘Personio’ aus
- Gib in den Feldern Client ID und Client Secret die entsprechenden Werte von Personio ein
- Wähle mit der Option ‘Einladungen automatisch versenden’, ob automatisiert Einladungsmails zu elearnio an die Mitarbeitenden versendet werden sollen
- Wähle mit der Option ‘Attribut für Gruppenzuweisung’ aus, ob die Mitarbeitenden Gruppen zugewiesen werden sollen. Die Möglichkeiten sind:
- “-” keine Zuweisung
- “Abteilung” Zuweisung basiert auf der Personio Abteilung
- “Team” Zuweisung basiert auf dem Personio Team
- “Position” Zuweisung basiert auf der Personio Position
- Wähle “Speichern & Synchronisieren”, um die Synchronisation zu starten
- Nach Abschluss der Synchronisation wird eine E-Mail mit einer Zusammenfassung an dich versendet
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