Nutzerstatus & Onboarding-Status
Der Status eines Nutzers in elearnio spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung und Organisation eurer Nutzer:innen, für Zugriffsberechtigungen auf eure Academy, Trainingszuweisungen, Katalogsichtbarkeiten, Ein- bzw. Ausblendungen im Reporting u.v.m.
Wir unterscheiden dabei zwei unabhängige Status: den Nutzerstatus, der die arbeitsrechtliche Realität widerspiegelt, und den Onboarding-Status:
Diese Differenzierung gibt euch die Kontrolle darüber, wann Nutzer:innen welche Inhalte im Trainingskatalog einsehen können und Trainingszuweisungen erhalten und verhindert somit verfrühte Orga- oder gruppenbasierte Zuweisungen, bevor ein neuer Mitarbeitender bspw. seinen Onboarding-Lernpfad oder Trainingsplan absolviert hat.
Die beiden Status im Überblick
Nutzerstatus
Hierbei handelt es sich um den aktuellen "arbeitsrechtlichen" Status des Nutzers, verwaltet von euch als Unternehmen – manuell, per Schnittstelle oder per CSV-Import: aktiv, inaktiv oder abwesend:
- aktiv: Standard-Status für Nutzer:innen; volle Plattformnutzung gemäß Berechtigungsprofil; E-Mailversand ist aktiviert; Login ist möglich
- inaktiv: Plattformzugriff ist deaktiviert; Login und E-Mailversand sind unterbunden; bestehende Trainingszuweisungen bleiben erhalten, jedoch sind keine neuen Zuweisungen möglich; E-Mails werden zurückgehalten und für noch bestehende Zuweisungen erst bei einem Statuswechsel zu "aktiv" versendet
- abwesend: Plattformzugriff ist deaktiviert; Login und E-Mailversand sind unterbunden, jedoch sind Trainingszuweisungen weiterhin möglich; E-Mails werden zurückgehalten und für noch bestehende Zuweisungen erst bei einem Statuswechsel zu "aktiv" versendet
Hinweis: Im CSV-Import heißt die zugehörige Spalte "Nutzerstatus" mit den 3 Werten "active", "inactive" und "leave".
Onboarding-Status
Anders als der Nutzerstatus, wird der Onboarding-Status nicht explizit gesetzt, sondern berechnet sich automatisch anhand von Anstelldatum und Onboarding-Enddatum: Preboarding, Onboarding oder Standard:
- Preboarding (vor dem Anstelldatum): E-Mailversand ist unterbunden; Orga-basierte Trainingszuweisungen und Katalogsichtbarkeiten werden zurückgehalten
- Onboarding (ab dem Anstelldatum bis zum Onboarding-Enddatum): E-Mailversand ist aktiviert; Orga-basierte Trainingszuweisungen und Katalogsichtbarkeiten werden zurückgehalten
- Standard (sobald das Onboarding-Enddatum verstrichen ist): E-Mailversand ist aktiviert; Orga-basierte Trainingszuweisungen und Katalogsichtbarkeiten sind uneingeschränkt verfügbar
Hinweise:
- Sobald ein Anstelldatum und/oder ein Onboarding-Enddatum gesetzt ist, greift der automatische Statuswechsel “Preboarding → (Onboarding) → Standard” in elearnio.
- Dieser Status ist nur lesbar und kann nicht manuell geändert werden, sondern aktualisiert sich automatisch im täglichen Intervall und immer so, dass alle nachfolgenden elearnio Prozesse mit den aktuellsten Daten arbeiten.
- Nutzer:innen ohne Anstelldatum und ohne Onboarding-Enddatum (z.B. externe Zielgruppen) starten direkt im Onboarding-Status "Standard" – sie durchlaufen weder den Preboarding- noch den Onboarding-Status.
Beispiele aus der Praxis:
- Anstelldatum ist der 01.08.2026, Onboarding-Enddatum ist der 31.08.2026, heute ist der 31.07.2026 --> Onboarding-Status = Preboarding
- Anstelldatum ist der 01.08.2026, Onboarding-Enddatum ist der 31.08.2026, heute ist der 01.08.2026 --> Onboarding-Status = Onboarding
- Anstelldatum ist der 01.08.2026, Onboarding-Enddatum ist der 31.08.2026, heute ist der 01.09.2026 --> Onboarding-Status = Standard
- Anstelldatum ist LEER, Onboarding-Enddatum ist der 31.08.2026, heute ist der 01.09.2026
--> Onboarding-Status = Standard
Onboarding-Enddatum
Das Onboarding-Enddatum zeigt an, an welchem Datum ein Nutzer sein Onboarding abschließt und somit am Folgetag den Onboarding-Status "Standard" erreicht. Es errechnet sich automatisch aus dem Anstelldatum plus der festgelegten Onboarding-Dauer, kann jedoch individuell im Nutzerprofil geändert werden.
Die Onboarding-Dauer ist eine Einstellung auf Unternehmensebene. Der Standardwert liegt bei 0 Tagen und kann von einem Administrator hier individuell angepasst werden:
Hinweise:
- Das Onboarding-Enddatum ist variabel und kann jederzeit manuell im Nutzerprofil oder auch per CSV-Import überschrieben und gesetzt werden, auch wenn kein Anstelldatum gepflegt wird.
- Eine spätere Änderung der Onboarding-Dauer hat keine Auswirkung auf bestehende Nutzer:innen – die neue Onboarding-Dauer gilt nur für neu angelegte Nutzer:innen oder wenn sich das Anstelldatum eines Nutzers ändert.
Zuweisungen und Katalogsichtbarkeit je Onboarding-Status
Preboarding | Onboarding | Standard | |
Direktzuweisung | ✓ | ✓ | ✓ |
Trainingsplan | ✓ | ✓ | ✓ |
Gruppe: Zuweisungen | ✓ | ✓ | ✓ |
Gruppe: Katalog-Sichtbarkeit | ✓ | ✓ | ✓ |
Orga: Zuweisungen | zurückgehalten | zurückgehalten | ✓ |
Orga: Katalog-Sichtbarkeit | zurückgehalten | zurückgehalten | ✓ |
Katalog (unternehmensweit) | zurückgehalten | zurückgehalten | ✓ |
Hinweise:
- Orga-basierte Zuweisungen und Katalogsichtbarkeiten sowie unternehmensweite Katalogsichtbarkeiten greifen erst ab dem Onboarding-Status "Standard". Dies verhindert, dass Nutzer:innen vor oder direkt zum Anstelldatum ungewollt Trainingsinhalte aus der Organisationsstruktur erhalten. Zurückgehaltene Zuweisungen werden nicht verworfen, sondern automatisch angewendet, sobald der Nutzer den Onboarding-Status "Standard" erreicht.
- Direktzuweisungen, Trainingspläne sowie gruppenbasierte Zuweisungen und Sichtbarkeiten sind davon nicht betroffen. Sie funktionieren unabhängig vom Onboarding-Status.
Zusammenspiel der beiden Status & E-Mailversand
Der Nutzerstatus ist dem Onboarding-Status übergeordnet:
- aktiv: Die Regeln des Onboarding-Status gelten wie beschrieben.
- inaktiv: Die Regeln des Onboarding-Status werden nicht angewendet, d.h. der Plattformzugriff ist deaktiviert, Login und E-Mailversand sind unterbunden
- abwesend: Die Regeln des Onboarding-Status werden nicht angewendet, d.h. der Plattformzugriff ist deaktiviert, Login und E-Mailversand sind unterbunden
E-Mails werden somit in folgenden Fällen zurückgehalten:
- Nutzerstatus inaktiv: Sämtliche E-Mails werden zurückgehalten, bis der Nutzerstatus wieder auf "aktiv" wechselt.
- Nutzerstatus abwesend: Sämtliche E-Mails werden zurückgehalten, bis der Nutzerstatus wieder auf "aktiv" wechselt.
- Onboarding-Status Preboarding: Sämtliche E-Mails werden zurückgehalten, bis der Onboarding-Status zu "Onboarding" wechselt, vorausgesetzt der Nutzerstatus ist "aktiv".
Beim Wechsel in einen Status mit aktivem E-Mailversand werden zurückgehaltene E-Mails für noch bestehende Zuweisungen für Kurse und/oder Lernpfade automatisch und gebündelt nachgesendet. Da Live-Training-Veranstaltungen keinen Sammelversand unterstützen, werden sie einzeln verschickt.
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